Il motivo è quasi sempre lo stesso: un allegato che non passa. Le caselle di posta si fermano tipicamente intorno ai 20 o 25 megabyte, i portali della pubblica amministrazione spesso molto prima, e una scansione di venti pagine fatta a risoluzione alta li supera senza sforzo.
Compressione consigliata lavora solo sulle immagini: le foto e le figure dentro il documento vengono ridotte alla risoluzione con cui compaiono davvero sulla pagina e ricompresse. Testo, font e grafica vettoriale restano esattamente com'erano, quindi il testo si seleziona e si cerca come prima. Già che c'è, lo strumento riscrive la struttura interna in modo più compatto e toglie gli oggetti duplicati o inutilizzati. Su un PDF pieno di foto il peso scende spesso di cinque o dieci volte; su un PDF fatto solo di testo il guadagno è piccolo, e in quel caso lo strumento te lo dice invece di restituirti lo stesso file.
Compressione forte è il piano B: ridisegna ogni pagina alla risoluzione che scegli e la salva come immagine dentro un PDF nuovo. Riduce anche i PDF senza immagini, ma il testo diventa immagine: non si può più selezionare né cercare. È il compromesso giusto per le scansioni, che sono già immagini e non hanno nulla da perdere, e per qualsiasi documento che deve solo essere letto o stampato.
Come regola pratica: usa la consigliata a 150 dpi; se il file resta troppo grande, abbassa la qualità o la risoluzione, e solo come ultima risorsa passa alla forte.